Автоматизация контроля сроков обучения персонала в Центре семейной стоматологии
Перенесли учёт обучения, инструктажей и медосмотров сотрудников из бумажных папок в Битрикс24. Система сама рассчитывает сроки и заранее напоминает ответственным — ни один допуск не оказывается просроченным.
Кейс в видеоформате
Разбираем проект: почему ручной контроль сроков в медицинском центре перестаёт работать, что настроили в Битрикс24 и как система напоминает о сроках сама.
Запись выступления на выставке «Содружество. Маркетинг + PR + HR». Длительность — около 15 минут.
Медцентр, где важен каждый допуск
Центр семейной стоматологии — частная стоматологическая клиника, в штате которой десятки специалистов: врачи, ассистенты, средний медицинский персонал и администраторы.
В медицине к персоналу предъявляются строгие требования по обучению и допускам: повышение квалификации, охрана труда и внутренние инструктажи, периодические медосмотры. У каждого сотрудника — свой набор курсов и своя периодичность прохождения. Пока людей немного, за этим можно следить в таблице. Когда их десятки, ручной контроль превращается в стопку бумажных папок и постоянную тревогу, не пропущен ли где-то срок.
Задачи проекта
Учёт обучения вёлся вручную и держался на внимательности ответственного сотрудника.
Сроки обучения, инструктажей и медосмотров отслеживались вручную- По каждому сотруднику — отдельная бумажная папка с документами
- Легко пропустить дату продления курса или медосмотра
- Нет единого места с актуальным статусом по каждому сотруднику
- Руководитель не видит общую картину готовности персонала
- Много времени уходит на то, чтобы всё перепроверить вручную
Что сделали
Собрали всю информацию о сотрудниках и их обучении в Битрикс24 и переложили контроль сроков на систему.
Карточка сотрудника
Единое хранилище данных по каждому работнику: должность, дата приёма, пройденные курсы, инструктажи и медосмотры с приложенными документами.
Учёт всех видов обучения
Завели справочник курсов, инструктажей и медосмотров с их периодичностью и сроком действия.
Автоматический контроль сроков
Система сама рассчитывает дату следующего прохождения по каждому пункту и по каждому сотруднику.
Напоминания заранее
Ответственный получает уведомление до истечения срока — остаётся время, чтобы организовать обучение или осмотр.
Прозрачные отчёты
Руководитель в любой момент видит статус по конкретному сотруднику и по центру в целом — без бумажных папок.
Что получил клиент
- Отказ от бумажных папок и ручных таблиц
- Ни один срок обучения, инструктажа или медосмотра не пропускается
- Вся информация о сотруднике — в одном месте
- Система напоминает о сроках сама и заблаговременно
- Руководитель видит готовность персонала в реальном времени
- Меньше риск нарушить требования к допуску сотрудников
Нужно навести порядок в процессах?
Расскажите, какие регламенты и сроки приходится контролировать вручную — предложим, как автоматизировать это в Битрикс24.